Voor veel eigenaren van webshops begint het heel logisch: je verwerkt de bestellingen zelf. Je pakt de producten in, print een verzendlabel en brengt de pakketten naar een pakketpunt of laat ze ophalen door een vervoerder. Zeker in de opstartfase is dat vaak de meest praktische én voordeligste oplossing.
Maar naarmate je webshop groeit, verandert dat. Niet omdat het verzenden ingewikkelder wordt, maar omdat de tijd, kosten en risico’s ongemerkt oplopen.
Veel ondernemers kijken daarbij vooral naar de verzendkosten per pakket. Terwijl juist de kosten die je niet direct op de factuur terugziet, vaak de grootste impact hebben.
Wij zetten de verborgen kosten van zelf verzenden op een rij en laten zien wanneer het interessant kan zijn om je fulfilment anders in te richten.
Verzendkosten zijn slechts een klein onderdeel van de totale logistieke kosten
Wanneer je een pakket verstuurt, zie je precies wat een vervoerder daarvoor rekent. Dat bedrag is overzichtelijk en makkelijk te vergelijken. Maar daar houdt het meestal niet op.
Achter iedere bestelling schuilt een heel proces. Producten moeten worden opgeslagen, orders moeten worden verzameld, verpakt en gecontroleerd. Vervolgens moeten verzendlabels worden aangemaakt, klanten ontvangen een track & trace en eventuele retouren moeten later weer worden verwerkt.
Al die handelingen kosten tijd. En tijd kost uiteindelijk ook geld.
Veel webshops berekenen die uren niet mee, omdat ze het werk zelf uitvoeren. Toch zijn het kosten die je onderneming maakt.
Je eigen tijd is vaak de grootste verborgen kostenpost
In de beginfase van een webshop voelt het heel normaal om zelf pakketten in te pakken. Je kent je assortiment, weet precies waar alles ligt en hebt misschien maar enkele bestellingen per dag.
Maar wat gebeurt er als dat er twintig, vijftig of honderd worden?
Veel ondernemers besteden ongemerkt meerdere uren per dag aan logistieke werkzaamheden. Uren die ze niet kunnen besteden aan marketing, klantenservice, inkoop, productontwikkeling of het verbeteren van hun website of bedrijfsvoering.
Dat is misschien wel de grootste verborgen kostenpost van allemaal: de tijd die je niet meer kunt investeren in de groei van je bedrijf.
Meer bestellingen betekenen ook meer kans op fouten
Waar mensen werken, worden fouten gemaakt. Dat is onvermijdelijk.
Hoe meer orders je verwerkt, hoe groter de kans dat er een verkeerd product wordt verzonden, een artikel ontbreekt of een pakket naar het verkeerde adres gaat.
Zo’n fout lijkt misschien klein, maar de gevolgen kunnen flink oplopen. Je krijgt extra contact met de klant, moet een nieuwe zending versturen, verwerkt een retour en loopt het risico op een negatieve review.
Juist daarom investeren professionele fulfilment bedrijven zoveel in vaste processen, controles en automatisering. Niet alleen om sneller te werken, maar vooral om fouten te voorkomen.
Opslagruimte groeit ongemerkt mee met je webshop
Veel webshops starten vanuit huis of een kleine bedrijfsruimte. Dat werkt prima zolang de voorraad beperkt blijft.
Maar na verloop van tijd nemen producten steeds meer ruimte in beslag. Stellingen worden voller, gangpaden smaller en dozen stapelen zich op.
Misschien huur je extra opslagruimte of verhuis je zelfs naar een groter pand. Dat brengt nieuwe kosten met zich mee, zoals huur, inrichting, beveiliging en verzekeringen.
Het magazijn groeit dus niet alleen fysiek mee, maar ook financieel.
Verpakkingsmateriaal en magazijnbenodigdheden lopen snel op
Dozen, tape, opvulmateriaal, verzendlabels en printers lijken kleine uitgaven. Toch vormen ze samen een aanzienlijk deel van de logistieke kosten.
Daarnaast heb je vaak ook materialen nodig zoals:
- Magazijnstellingen;
- Etiketten;
- Scanners;
- Werktafels;
- Verpakkingsmachines of printers.
Wanneer je alle kosten bij elkaar optelt, blijkt logistiek veel meer te omvatten dan alleen de verzendkosten.
Drukke periodes zorgen voor extra kosten en stress
Tijdens rustige weken is zelf verzenden vaak goed te overzien. Maar tijdens piekperiodes verandert dat snel.
Denk aan:
- Black Friday;
- Sinterklaas;
- Kerst;
- Zomeraanbiedingen;
- Productlanceringen.
In korte tijd moet je veel meer orders verwerken. Dat betekent vaak langere werkdagen, tijdelijke medewerkers of extra opslagruimte. Juist op die momenten ontstaan ook de meeste fouten, simpelweg omdat de druk hoger ligt.
Lees meer over fulfilment tijdens drukke periodes: Hoe voorkom je chaos in je fulfilment tijdens een seizoenspiek?
Retouren kosten meer dan alleen een extra verzending
Een retour is meer dan een pakket dat terugkomt. Het product moet worden gecontroleerd, opnieuw geregistreerd, eventueel opnieuw worden verpakt en weer beschikbaar worden gemaakt voor verkoop. Ondertussen ligt het artikel niet in de verkoop en zit er kapitaal vast in voorraad die tijdelijk niets oplevert.
Hoe groter je webshop wordt, hoe belangrijker een efficiënt retourproces wordt.
De groei van je webshop kan onbedoeld worden afgeremd
Veel ondernemers merken pas laat dat fulfilment een rem begint te vormen op hun bedrijf. Je wilt nieuwe producten toevoegen, campagnes opzetten of nieuwe markten verkennen, maar ondertussen ben je iedere dag uren bezig met het verwerken van bestellingen. Daardoor verschuift de aandacht van ondernemen naar uitvoeren.
Dat is een belangrijk moment om jezelf af te vragen of je nog werkt aan je bedrijf, of vooral ín je bedrijf.
Wanneer wordt fulfilment interessant?
Er is geen vast aantal orders waarbij het uitbesteden van fulfilment interessant wordt. Voor de ene webshop ligt dat bij twintig bestellingen per dag, voor de andere pas veel later. Wel zijn er een aantal signalen die aangeven dat het tijd kan zijn om je logistiek anders te organiseren.
Denk bijvoorbeeld aan situaties waarin:
- Je dagelijks meerdere uren kwijt bent aan verzending;
- Je magazijn uit zijn jasje groeit;
- Je regelmatig fouten of vertragingen ervaart;
- Je moeite hebt om piekperiodes op te vangen;
- Je merkt dat logistiek ten koste gaat van de verdere groei van je webshop.
Herken je meerdere van deze punten? Dan kan het slim zijn om eens naar fulfilment te kijken.
Hoe SEM Fulfilment helpt om verborgen kosten zichtbaar te maken
Bij SEM Fulfilment kijken we verder dan alleen het verwerken van bestellingen. We helpen webshops om hun complete logistieke proces efficiënter in te richten.
Dat begint met inzicht. Waar gaat de meeste tijd verloren? Welke processen kunnen slimmer? Hoe voorkom je fouten? En hoe zorg je ervoor dat je logistiek kan meegroeien met de ambities van je webshop?
Door opslag, voorraadbeheer, orderverwerking, verzending en retouren professioneel te organiseren, ontstaat er rust. Niet alleen in het magazijn, maar ook binnen je onderneming.
Daardoor houd jij meer tijd over om te doen waar je als ondernemer het meeste waarde toevoegt, namelijk het bouwen aan de groei van je bedrijf.
Conclusie
Zelf verzenden lijkt op papier vaak de goedkoopste oplossing. Maar wanneer je verder kijkt dan alleen de verzendkosten, blijken er veel verborgen kosten te zijn die ongemerkt oplopen.
De tijd die je kwijt bent aan logistiek, de kans op fouten, extra opslagruimte, verpakkingsmateriaal, retourverwerking en de druk tijdens piekperiodes hebben allemaal invloed op de winstgevendheid van je webshop.
Door die totale kosten mee te nemen in je afweging, krijg je een eerlijker beeld van wat zelf verzenden werkelijk kost. En misschien ontdek je wel dat uitbesteden niet alleen tijd oplevert, maar uiteindelijk ook een slimme investering is in de verdere groei van je onderneming.
Vraag vrijblijvend een offerte aan en ontdek hoe wij jouw bedrijf helpen met een efficiënt fulfilment proces.
Relevante informatie over fulfilment:
Fulfilment zelf doen of uitbesteden?